Бизнес-анализ. Строительство объекта

Исходные данные

Строительство объекта Х. 

Еженедельно ответственный сотрудник собирает информацию о статусе реализации проекта и формирует отчет за неделю в формате Microsoft Word, отчет распечатывает и кладёт на стол руководству. Руководство на основании отчета проводит еженедельное совещание.

Что было не так?
  • Ручной труд при подготовке каждого отчета. По сути подготовка отчетов – одинаковые повторяющиеся действия, которые можно автоматизировать;
  • Длительный процесс разработки отчетов (сбор информации, очистка от ненужных данных, оформление и печать);
  • Отсутствие возможности быстро предоставить не подготовленную заранее информацию;
  • Исходные данные для отчета – нетиповые исходные файлы, в которых трудно разобраться неподготовленному человеку;
  • Если руководство захочет посмотреть отчет в другом разрезе отчет надо будет переделывать, что запускает заново цепочку: изменение исходных данных  – обновление файла Microsoft Word – печать отчета;
  • За период подготовки отчета исходная информация может потерять актуальность.
Что мы выполнили?
  • Решили вопрос с типизацией исходных файлов для отчетов – разработали простые web-формы Power Apps для сбора и накопления исторической информации по проекту.
  • На основании приведенных в порядок данных разработали отчеты в Power BI, которые обновляются без участия человека.
Почему это хорошее решение?
  • Сотрудники вносят данные по своему направлению в простые web-формы, где вероятность что-то заполнить не так стремится к нулю;
  • Ключевые показатели по проекту представлены на одной информационной панели;
  • В отдельных отчетах детальная исчерпывающая информация по проекту;
  • Постоянный доступ к отчётам в любое время и с любого устройства, нет необходимости запрашивать информацию;
  • Отсутствие ручного труда при подготовке отчетов (отчеты настраиваются один раз и обновляются с заданной периодичностью автоматически);
  • Встроенные механизмы преобразования данных. Нет необходимости производить дополнительные расчеты для того, чтобы вывести дополнительную информацию (например, нарастающий итог, отклонения, индикаторы, сравнение с таким же периодом предыдущего года и т.д.);
  • Преобразование ежедневных значений в ежемесячные, квартальные и годовые с помощью одного клика;
  • Возможность самостоятельной аналитики – система срезов, фильтров и кнопок;
  • Различные уровни доступа.
Скачать